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Description archivistique
Fonds Institut agricole d'Oka
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Gestion du personnel

La sous-série de 11 dossiers renseigne principalement sur l'ancienneté, les salaires, la formation et le fonds de pension du personnel de l'Institut. Elle comprend particulièrement des listes de personnel, de la correspondance, des photocopies de coupures de journaux, des échelles de salaires, des fiches de renseignements et un programme de cours.

Les dossiers de la sous-série sont classés en ordre chronologique.

Rapports et mémoires sur l'enseignement

La sous-série de 12 dossiers témoigne de l'organisation et de la réorganisation de l'enseignement agronomique et agricole des différentes écoles d'agriculture, et plus spécialement celle d'Oka. Elle est constituée avant tout de rapports et de mémoires.

Les dossiers de la sous-série sont classés en ordre chronologique.

Admission

La sous-série de 16 dossiers témoigne des activités relatives à l'admission des étudiants à l'Institut. Elle se compose principalement de formulaires d'admission et d'inscription, de correspondance, de registres d'admission et d'entrées ainsi que d'examens d'admission. Quelques dossiers renseignent sur l'administration des affaires scolaires.

Correspondance générale

La sous-série de 18 dossiers comprend de la correspondance générale reçue et envoyée par l'Institut. Elle renferme principalement des lettres, des cartes postales, des bulletins d'admission, des articles sur l'Institut, des invitations et des cartes de vœux.

Les dossiers de la sous-série sont classés en ordre chronologique.

Administration générale

La sous-série de 14 dossiers retrace les travaux et les décisions des différents conseils et comités, les activités et les travaux réalisés à l'Institut ainsi que l'administration du temps de séjour et des comptes de pension des étudiants. Elle contient principalement des résolutions, des procès-verbaux, des notes de réunion, des rapports, de la correspondance, des listes d'étudiants et un journal des recettes et des déboursés.

La sous-série se présente en deux parties : les dossiers E82/B1,1 à 4 concernent les différents comités et conseils et les dossiers E82/B1,5 à 14 contiennent des rapports.

Publications de l'Institut

La sous-série de 107 dossiers regroupe les publications de l'Institut et de ses professeurs. Les publications sont partagées en séries de contributions : la première est numérotée de 1 à 45; la seconde, uniquement réservée aux travaux de recherches et aux échanges entre les universités de tout pays, est numérotée de 1 à 14. D'autres contributions non numérotées s'ajoutent à ces deux séries. La sous-série comprend également quelques dossiers relatifs aux publications contenant des documents tels que des listes de publications, de la correspondance ainsi que des prospectus et des annuaires de cours de l'Institut.

Le classement des dossiers de la sous-série se présente ainsi : dossiers sur les publications, prospectus et annuaires de cours (E82/K1,1 à 9); contributions nos 1 à 45 (E82/K1,10 à 44); contributions nos 1 à 14 (E82/K1,45 à 58); contributions non numérotées en ordre chronologique (E82/K1,59 à 107).

Il est à noter que les rééditions de contributions ne sont pas parues sous le même numéro, mais bien en suivant la numérotation de la nouvelle contribution.

Dossiers du personnel

La sous-série de 134 dossiers fournit des informations sur le personnel religieux et laïc de l'Institut, plus particulièrement sur les professeurs. Elle se compose essentiellement de curriculum vitae, de correspondance et de photocopies de coupures de journaux.

Dans les dossiers, le curriculum vitae représente un sommaire des fonctions remplies à l'Institut. Généralement, il s'agit de la liste des cours enseignés avec les années.

L'ordre original a été conservé. Les dossiers sont classés en ordre alphabétique.

Listes d'étudiants

La sous-série de 74 dossiers est constituée principalement de listes d'étudiants de l'Institut.

Les dossiers de la sous-série sont classés comme suit: les dossiers E82/H2,1 à 47 ont été classés par les ANQ et couvrent environ une année scolaire chacun; les dossiers E82/H2,48 à 56 se rapportent aux années, aux programmes d'études et aux cours; les dossiers E82/H2,57 à 60 se composent de listes alphabétiques; les dossiers E82/H2,61 à 72 sont constitués de listes de diplômés; les dossiers E82/H2,73 et 74 regroupent des statistiques sur les étudiants.

Organisation de l'enseignement

La sous-série de 8 dossiers reflète en partie l'organisation de l'enseignement à l'Institut. Elle est essentiellement composée de règlements, de calendriers scolaires et de statistiques.

Les dossiers de la sous-série sont classés en ordre chronologique.

Comptabilité

La sous-série de 57 dossiers fournit des informations sur la situation financière de l'Institut. Elle contient principalement des états financiers, des listes d'appropriations, des listes de répartitions de subsides, des budgets, des notes de travail, des reçus, des relevés de dépenses et des listes de salaires.

La sous-série a été classée en ordre chronologique par les ANQ.

Correspondance par sujet

La sous-série de 16 dossiers comprend de la correspondance envoyée et reçue par l'Institut portant sur différents sujets. Elle renferme principalement des lettres, des brochures publicitaires, des reçus, des factures, des notes de travail et des photocopies de coupures de journaux.

Les dossiers de la sous-série sont classés en ordre chronologique.

La Revue d'Oka

La sous-série de 34 dossiers rassemble des exemplaires de La Revue d'Oka publiée par l'Institut.

Chaque dossier contient les numéros d'un volume de la revue.

Administration générale - Documents issus du premier versement

Cette sous-série est constituée principalement de document touchant l'administration de l'Institut agricole d'Oka: correspondance entre les autorités de l'Institut et celles de l'Université; correspondance avec le gouvernement et certains individus; coupures de journaux et brochures relatives à l'Institut ou à l'agriculture; extraits de procès-verbaux relatifs à l'Institut; rapports, particulièrement celui du Comité Régis; liste de diplômés; attributions de doctorats honorifiques; statut d'affiliation; diplômes et grades; programmes de congrès. La sous-série comprend également quelques documents (mémoires, lois et
amendements) ayant trait à la Corporation des agronomes du Québec.

Correspondance alphabétique

La sous-série de 125 dossiers comprend principalement de la correspondance reçue et envoyée par l'Institut portant essentiellement sur des demandes de renseignements sur l'école et ses cours, des demandes d'admission, d'attestation d'études, de résultats scolaires et de diplômes ainsi que sur l'envoi de prospectus de l'Institut.

L'ordre original a été conservé. Ainsi, la sous-série présente premièrement les dossiers classés alphabétiquement par la lettre du nom de famille des correspondants et deuxièmement les dossiers aux noms de famille des correspondants.

Distinctions et diplômes

La sous-série de 3 dossiers témoigne de diplômes, d'une récompense et d'un certificat décernés à des professeurs religieux de l'Institut. Elle comprend des diplômes, de la correspondance, un certificat, un curriculum vitae et une photocopie d'une coupure de journaux.

Les dossiers de la sous-série sont classés en ordre chronologique.

Fiches des étudiants

La sous-série de 8 dossiers est constituée de fiches renseignant sur les étudiants de l'Institut par programme d'études, par région et par ordre alphabétique.

On ne connaît pas la date de création des fiches. Les dates sont déterminées à partir des années scolaires.

L'ordre original des dossiers a été conservé.

Journaux des étudiants de l'Institut

La sous-série de 22 dossiers regroupe les journaux suivants, réalisés par les étudiants de l'Institut : Gazette des étudiants, Carabins d'Oka, Journal-Lettre, La sève nouvelle, Journal 3-S, Le bon habitant, Réflexe.

En ce qui a trait au journal Carabins d'Oka, chaque dossier contient les numéros d'un volume.

Programmes d'études et cours

La sous-série de 17 dossiers permet de mieux connaître les programmes d'études et les différents cours offerts par l'Institut. Elle regroupe particulièrement des programmes d'études, des annuaires de cours, des horaires, des listes de cours, des prospectus, des descriptions de cours, des notes de travail et des listes d'étudiants.

Les dossiers de la sous-série sont classés en ordre chronologique.

Demandes de renseignements et requêtes

La sous-série de 18 dossiers contient de la correspondance reçue et envoyée par l'Institut portant principalement sur des demandes de renseignements sur l'école, les cours et l'admission, des demandes et des offres d'emploi ainsi que des demandes de renseignements agricoles. Elle comprend également des certificats d'études, des formulaires d'admission, un rapport de réunion et une brochure.

Les dossiers de la sous-série sont classés en ordre chronologique.

Dossiers des étudiants

La sous-série de 247 dossiers renseigne sur les étudiants du cours moyen et de ses spécialisations, des cours abrégés, du cours préparatoire, d'agronomie et de médecine vétérinaire. Elle est principalement composée de formulaires, de fiches de renseignements, de notes biographiques, de correspondance, de photocopies de coupures de journaux, de résultats scolaires, d'extraits du registre des baptêmes et de certificats d'admission à l'étude de l'agronomie.

L'ordre original des dossiers a été conservé. Les dossiers des étudiants sont classés par année d'entrée dans un programme d'études, puis en ordre alphabétique à l'intérieur de chacun des dossiers.

Les dossiers de cette série ne constituent pas véritablement des dossiers scolaires. Les formulaires contiennent des renseignements personnels concernant le lieu de résidence, la famille, la formation et les expériences de travail des étudiants. Créées dans le cadre du cinquantième anniversaire de l'Institut, les notes biographiques rassemblent des informations personnelles et professionnelles sur les étudiants après leur passage à l'Institut.

Matériel pour les cours et les laboratoires

La sous-série de 32 dossiers reflète les activités liées aux achats de matériel pour les cours et les laboratoires de l'Institut. Elle se compose de factures, d'états de comptes et de correspondance.

Les dossiers de la sous-série sont classés en ordre chronologique.

Gouvernement fédéral

La sous-série de 9 dossiers comprend de la correspondance reçue et envoyée par l'Institut qui témoigne de ses relations avec différents ministères du gouvernement fédéral. Elle contient également des listes de répartitions des subventions, des reçus, des déclarations d'exportation, des résumés biographiques de candidats, des formulaires pour les gradués de l'Institut et une liste de candidats.

Les dossiers de la sous-série sont classés en ordre chronologique.

Résumés et notes de cours

La sous-série de 185 dossiers témoigne des diverses matières enseignées à l'Institut. Elle comprend des résumés et des notes de cours.

Les dossiers de la sous-série sont classés principalement selon les départements de l'Institut : dossiers généraux (E82/I5,1 à 5); cours généraux (E82/I5,6 à 19); génie rural (E82/I5,20 à 26); chimie agricole (E82/I5,27 à 52); biologie (E82/I5,53 à 79); sciences économiques et sociales (E82/I5,80 à 96); productions végétales (E82/I5,97 à 121); productions animales (E82/I5,122 à 162); entomologie et phytopathologie (E82/I5,163 à 170); médecine vétérinaire (E82/I5,171 à 185).

Résultats scolaires

La sous-série de 217 dossiers renseigne sur les résultats scolaires des étudiants du cours moyen et de ses spécialisations, du cours préparatoire, d'agronomie et de médecine vétérinaire. Il s'agit essentiellement de résultats d'examens. La sous-série est principalement constituée de rapports d'examens, de registres d'examens et de bulletins de notes.

À l'origine, la majorité des dossiers (E82/H5,1 à 206) étaient classés en ordre chronologique. Cet ordre a été conservé. Les autres dossiers (E82H5,207 à 217) se trouvaient dispersés à l'intérieur du fonds.

Gouvernement provincial

La sous-série de 101 dossiers comprend principalement de la correspondance reçue et envoyée par l'Institut qui témoigne de ses relations avec le gouvernement provincial, plus particulièrement avec le ministère de l'Agriculture. Plusieurs dossiers de cette sous-série portent sur la situation financière annuelle de l'Institut. On y retrouve donc maints documents financiers.

Afin de conserver une certaine unité, les dossiers déjà traités par les ANQ ont conservé leur classement (dossiers E82/C6,1 à 65). Il s'agit essentiellement de dossiers relatifs à la situation financière annuelle de l'Institut. Les dossiers E82/C6,66 à 99 montrent davantage les relations entre l'Institut et le personnel du ministère de l'Agriculture. Enfin, les dossiers E82/C6,100 et 101 concernent l'Ordre du mérite agricole et le ministère de l'Agriculture de l'Ontario.

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